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Scegliere il distruggidocumenti. Ecco alcuni consigli

come scegliere il distruggidocumenti

Guida pratica alla scelta del distruggi documenti

Scegliere il distruggidocumenti non è facile. Sono molti i modelli proposti dalle case produttrici e hanno caratteristiche che inizialmente si fa un po’ fatica a riconoscere e a distinguere.

Questo articolo cercherà di di chiarirvi alcuni aspetti, e darvi alcuni consigli per scegliere il distruggidocumenti che fa al caso vostro...

Cos’è il furto dei dati

Sempre più spesso capita che i propri dati personali finiscano in mano a persone che utilizzano in modo illegale i nostri dati con conseguenze dannose (clonazione carte di credito, sostituzione d’identità, false fatturazioni ecc..).

Secondo alcuni studi pubblicati da Adiconsum il fenomeno del Furto d’Identità in Italia è in costante aumento e inizia ad assumere una dimensione preoccupante.

Il fenomeno del “Bin Raiding” (rovistare nei rifiuti) è sempre più diffuso e i ns. documenti di uso quotidiano come bollette, estratti conto, lettere personali possono finire in mani sbagliate consegnando così i ns. dati personali e riservati in mano a persone senza scrupoli che possono farne un uso illegale.

Anche le aziende trattano giornalmente moltissimi documenti con dati sensibili: Buste paga, contratti, dati commerciali dei clienti, fatture, preventivi, report aziendali, certificati medici e dati bancari.

Il Decreto LGS 196/2003 infine obbliga i titolari di partita iva alla distruzione dei documenti contenenti dati sensibili.

PREVENIRE E’ L’UNICO METODO PER EVITARE QUESTO FENOMENO

Cosa bisogna sapere per scegliere il distruggidocumenti?

Per arrivare a scegliere il modello più idoneo bisogna sapere:

Chi utilizzerà il distruggidocumenti?

Quante saranno le persone che, una volta acquistato, lo useranno?

Spesso succede che a questa domanda il Cliente risponda dicendo che l’utilizzo sarà modesto, poi invece si scopre che viene utilizzato da tutti i colleghi andando a sovraccaricare  un modello studiato per usi modesti.

E’ quindi fondamentale stimare un utilizzo il più possibile realistico.

 

Fino a 5 persone > Distruggi documenti per piccoli uffici
Fino a 10 persone > Distruggi documenti per medi uffici
Oltre le 10 persone > Distruggi documenti per grandi uffici

 

Quanti fogli vogliamo distruggere per volta?

Un altro dato importante da sapere riguarda la mole di documenti che dovremo distruggere.

I modelli più economici distruggono 5 fogli per volta e quindi ci si impiega molto tempo se abbiamo spesso molti documenti da dover distruggere

 

Fino a 10/12 fogli per volta > Distruggi documenti per piccoli uffici
Fino a 18/20 fogli per volta > Distruggi documenti per medi uffici
Oltre i 20 fogli per volta > Distruggi documenti per grandi uffici

 

Quante volte al giorno lo useremo?

Quante volte durante il giorno ci capiterà di usare il distruggidocumenti?

 

Raramente /occasionalmente > Distruggi documenti per piccoli uffici
Abbastanza spesso > Distruggi documenti per medi uffici
Spesso > Distruggi documenti per grandi uffici

 

 

Consiglio: è meglio distruggere piccoli quantitativi di fogli anziché accumulare quantitativi più grossi.

In questo modo eviteremo di sovraccaricare e surriscaldare il nostro distruggidocumenti che durerà più a lungo.

Distruggi documenti a frammenti o a striscia

Oggi in commercio esistono tantissimi modelli con caratteristiche che spesso fanno la differenza in termini di qualità, prestazioni e prezzo.

Per scegliere iI distruggidocumenti bisogna sapere che si dividono in 2 categorie in base al tipo di taglio effettuato:

shredding-paper

 

Livello di sicurezza

livelli di sicurezza

Il livello di sicurezza è dato semplicemente dalla dimensione della striscia o del frammento:

Si passa da un livello minimo DIN S1 corrispondente ad un taglio a strisce (tipo tagliatelle) ad un livello massimo di sicurezza DIN S5 con frammenti piccolissimi.

La vostra valutazione dovrà tenere in considerazione la tipologia di documenti da distruggere e il contenuto degli stessi.

Un notaio o un avvocato per esempio dovrà fare particolare attenzione al livello di sicurezza per via dei dati sensibili archiviati.

 

 

Ciclo di Lavoro

Il distruggidocumenti tende a surriscaldarsi poiché le lame sfregano una contro l’altra per tagliare i fogli.

Quindi è normale che, dopo qualche minuto di utilizzo, si blocchi automaticamente fino a quando si raffredda.

Molti clienti non lo sanno e credono che sia un difetto. In realtà è un meccanismo di autodifesa che protegge il motore da un eventuale surriscaldamento che può portare alla fusione del motore stesso.

Il ciclo di lavoro viene espresso così: 4 ON / 8 OFF significa che ogni 4 minuti di utilizzo ha bisogno di 8 minuti di riposo per raffreddarsi. Ovviamente i modelli più professionali hanno molti minuti di utilizzo ON e meno minuti di riposo OFF.

Cosa si può distruggere

Bisogna tenere in considerazione che, quando si parla di capacità di taglio di 10 fogli per volta, si intende la carta da 80 gr.

Ovviamente se vogliamo distruggere cartoncino da 160 gr la capacità massima si dimezza a 5 fogli.

Molti modelli sono capaci di distruggere carte di credito e CD/DVD.

Consiglio: Evitare in qualsiasi modo di distruggere fogli che contengono adesivi o etichette in quanto la colla presente si va a depositare sulle lame impastandole.

Non distruggere fogli di acetato, plastica o alluminio.

Consiglio: ricordatevi di lubrificare almeno una volta al mese le lame del distruggidocumenti. Utilizzate un olio lubrificante oppure dei fogli lubrificanti.

Consigliamo di scegliere il distruggidocumenti optando per un modello che sia leggermente sovrastimato rispetto all’utilizzo che si pensa di farne al momento dell’acquisto.

Quali sono i Brands migliori?

Attualmente in Italia ci sono varie marche che producono distruggi documenti: Fellowes, Rexel, Hsm sono le più famose

I tritacarte più venduti per ogni categoria

Ecco una piccola sintesi dei modelli più venduti

Distruggi documenti Piccoli Uffici

Rexel V35WS

Questo modello costituisce un buon compromesso per chi vuole un modello economico ma con caratteristiche minime di affidabilità e sicurezza. Inoltre è molto silenzioso.

Ideale per piccoli uffici distrugge 6 fogli per volta

 

rexel v35ws

 

Distruggi documenti Medi Uffici

Rexel Auto+ 100

Questo modello ha una caratteristica interessantissima: distrugge i documenti senza l’intervento dell’operatore facendo risparmiare un sacco di tempo.

E’ sufficiente inserire i fogli, azionarla e automaticamente pesca un foglio per volta distruggendo fino a 100 fogli contemporaneamente.

Ha il sistema antinceppamento e distrugge anche Cd e carte di credito. Protezione contro il surriscaldamento

 

rexel auto+ 100

 

Distruggi documenti Grandi uffici

Rexel Mercury REM723

Ideale per professionisti indaffarati, il distruggidocumenti avanzato Mercury offre un taglio micro e un alto livello di sicurezza per documenti altamente riservati.

Riduce un documento A4 in 2188 pezzi.

È dotato di tecnologia anti-inceppamento a rilevamento continuo, si occupa di fino a 7 fogli per volta e dispone di un cestino da 23 litri per un massimo di 250 fogli distrutti, in comodi sacchi riciclabili.

Taglio a frammenti 4 x 45 mm (livello di sicurezza S3)

 

rexel rem723

 

Ora hai tutte le informazioni per poter scegliere il distruggidocumenti che meglio si adatta alle tue esigenze.

bruno mutti

Bruno Mutti |  tel. 02 9101951 | blue-mail invia un'email 

Dal 1995 mi occupo di prodotti per l'ufficio e sono il cofondatore di targetsas.it e il suo blog. La competenza e l'esperienza che ho maturato, unite alla passione per l'ufficio, mi hanno portato a scrivere i contenuti del blog per condividerli con i nostri lettori e clienti con l'intento di dare consigli preziosi per un acquisto più consapevole.

 

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2 pensieri su “Scegliere il distruggidocumenti. Ecco alcuni consigli”

  • Pino

    Buonaser,volevo chiedere,per cortesia,se mi sapeva dare un consiglio:purtroppo ho esagerato,ed ho macinato piu' del dovuto,tutto in una volta,mi si è inceppato,pho fatto il grande è lo ho smontato,per togliere la carta,rimontandolo non mi parte piu' la parte della carta,quella dei CD,funziona!PUO' AIUTARMI?GRAZIE!

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    • Bruno Mutti

      Buongiorno
      Io proverei a rismontare la parte e rimontarla nuovamente per vedere se era stato montato in maniera errata.
      Purtroppo, avendolo smontato, ha perso l'eventuale garanzia del prodotto (qualora l'avesse ancora avuta) e quindi, a meno che non si tratti di un modello particolarmente costoso, credo che l'unica soluzione sarà quella di sostituirlo con uno nuovo.
      Si ricordi, la prossima volta di rispettare il numero massimo di fogli che possono essere distrutti e di lubrificarlo spesso.
      Buona giornata
      Bruno

      Replica
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